clickbar. im Homeoffice 🏘

Posted 26. March 2020 by Nicole Koch and Alexander von Studnitz – 4 min read

Covid-19, Kontaktsperre und die Herausforderungen des Homeoffice – Obwohl wir uns derzeit nur per Videokonferenz sehen, wissen wir woran der Andere arbeitet, wann er erreichbar ist und sogar wann er einkaufen geht. Finden Sie heraus welche Tools wir dafür nutzen und wie das Homeoffice unseren Teamgeist stärkt.


Wir setzten auf verschiedene Tools

Für unser Homeoffice sind für uns vor allem die Programme Basecamp, Notion, Microsoft Teams, Figma und Harvest von großer Bedeutung und helfen uns bei Kommunikation, Design, Projekt- sowie Zeitplanung.

Basecamp

Mit der Hilfe von Basecamp, können wir unsere Aufgaben in organisierte Projekte aufteilen, für die ein jeweiliges Team verantwortlich ist. Hier wird alles für jeden zugänglich, jedes Dokument, jede Diskussion, jede Aufgabe und jeder wichtige Termin. Basecamp ermöglicht uns so ein organisiertes Projektmanagement.

Notion

Notion ist unsere Wissensdatenbank. Wir nutzen es, um gleichzeitig Dokumente zu bearbeiten, in diese einzusehen und sie für jeden zugänglich zu machen. So ist jeder immer auf dem neuesten Stand.

Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams als unser Videochat Portal für unsere wöchentlichen Meetings und virtuellen Coffee Breaks. Dank Teams können wir uns immer ins Gesicht schauen, wenn wir in einem Call sind. Das ist viel menschlicher als nur die Stimme des anderen zu hören.

Figma

Das Prototyp-Tool Figma erleichtert uns die Kommunikation über und das Teilen von Designs. Mit Hilfe des Programms können wir gleichzeitig am selben Projekt arbeiten und jeder kann darauf zugreifen. Wir nutzen Figma, um erste Prototypen zu erstellen, die es zum einen Kunden ermöglichen sich das fertige Produkt vorzustellen und zum anderen uns das Umsetzen der Designs erleichtern.

Harvest

Harvest ist unser Zeiterfassungstool. Hiermit kann jedes unserer Teammitglieder sehen an welchen Tasks man im jeweiligen Projekt arbeitet und den jeweiligen benötigten Zeitaufwand. Das ermöglicht uns eine klare Zeitplanung.

Die Umstellung auf Homeoffice

Obwohl wir uns nicht täglich im Office sehen, kommunizieren wir genau so gut, teils sogar besser als zuvor.

Wir arbeiten alle gemeinsam in einem kleinen Büro. Aufstehen und zum Kollegen laufen, mehr brauchte es nicht für Impromptu-Kollaboration. Das war von nun an nicht mehr möglich und stellte uns vor die Frage: "Wie arbeitet man synchron zusammen, wenn nicht jeder physisch am selben Ort ist?" Es musste eine ähnliche Alternative gefunden werden, die da hieß: Microsoft Teams. Von nun an fanden unsere Meetings digital statt. Eine Umstellung für uns, aber auch für unsere Kunden.

Das Clickbar. Team im Homeoffice

Ein stumpfes Kopieren der Office-Welt in das remote Homeoffice ist jedoch nicht zielführend. Asynchrone Kommunikation - nicht Chat oder Meetings - sind der zentrale Baustein für erfolgreiche Remote-Arbeit bei clickbar. Basecamp hält uns dabei den Rücken frei. Hier wird gearbeitet. Es werden Projekte angelegt, Nachrichten ins Message Board geschrieben, To-Do-Listen verwaltet und Termine eingetragen. Jeder hat Zugriff darauf, inklusive unserer Kunden, und alles kann kommentiert werden. Alles ist da, wo man es vermutet, kein E-Mail Hin und Her.

Das beste Feature sind jedoch die automatischen Check-Ins. Jeden Tag fragt Basecamp uns einmal morgens "Woran wirst du arbeiten?" und am Ende des Tages "Was hast du heute gemacht?". Dank den Antworten ist jeder informiert, was der andere am Tag erreicht hat und wo er am folgenden Tag ansetzen kann.

Die Umstellung brachte für uns auch einen schweren Abschied, der unserer Nintendo Switch. War in unserem Office "Super Smash Bros" unsere belohnte Pause, haben wir bisher noch keine geeignete Alternative dafür gefunden und freuen uns daher auf jegliche Vorschläge.

Unser Meetup: Online statt abgesagt

Eine weitere Umstellung war die unseres ersten Meetups. Nach langer Planung hatten wir es endlich geschafft und der Termin für unser erstes Meetup "Flutter Darmstadt #1 - Animations Everywhere" stand fest. Unsere Freude war jedoch von kurzer Dauer, da uns auf Grund der derzeitigen Lage schnell bewusst wurde, dass die geplante Veranstaltung nicht in dem Rahmen stattfinden konnte, den wir uns vorstellten. Es musste eine Alternative gefunden werden.

Als Digitalmanufaktur lag ein digitales Meetup auf der Hand. Unsere Aufgabe bestand nun darin eine geeignete Plattform zu finden und das richtige Kamera Equipment zu bestellen, anstatt Flyer für Werbemaßnahmen zu gestalten. Das brachte uns wiederum einige Vorteile wie die Möglichkeit jeden, egal wo er sich befindet, an unserem Meetup teilnehmen zu lassen. Sie wollen wissen wie wir diese Herausforderung gemeistert haben? Sehen Sie selbst [https://www.meetup.com/de-DE/flutter-darmstadt/events/269297675/]

Kommunikation ist das A und O

Was haben wir also aus der Situation gelernt? Kommunikation ist für Homeoffice das Wichtigste und zwar getreu dem Motto "überkommunizieren ist besser als unterkommunizieren". Hierbei ist die Kommunikation per Video um einiges effizienter als per Audio, da man Gestik und Mimik des Anderen mitbekommt. Es ist wichtig, dass alle über das gleiche Tool kommunizieren und dabei der Kontext bewahrt bleibt. Vor allem eine reflektierte Kommunikation ist wichtig: Warum hat man etwas gemacht und was war das Resultat daraus? Wir stellten also fest, dass Homeoffice mit dem richtigen Setup kein Problem, sondern eine Chance für uns darstellt.

Unser Setup

Literatur

Wie wahrscheinlich viele andere auch, haben wir uns vorgenommen die freie Zeit zu nutzen, um mehr zu lesen. Warum also nicht ein Buch lesen, dass gleichzeitig den Arbeitsalltag im Homeoffice verbessert? Wir können hierfür das Buch "Remote: Office Not Required" von Jason Fried und David Heinemeier Hansson, respektive CEO und CTO von Basecamp, nur wärmstens empfehlen. Es hat viel dazu beigetragen, wie wir jetzt mit der Situation im Homeoffice umgehen und uns gezeigt wie man richtig kommuniziert.

Cover vom Buch "Remote"

https://basecamp.com/books/remote

Zusammenfassung

Auch, wenn es eine Umstellung für uns alle ist: Homeoffice hat für uns auch seine guten Seiten. Die richtige Kommunikation steht bei uns an erster Stelle und ist mit Hilfe der Nutzung der richtigen Tools auch kein Problem. Wir hoffen daher, dass wir diese erfolgreiche Kommunikation auch nach der derzeitigen Krise beibehalten.

Sie haben weitere Fragen, wie das clickbar. Team mit dem Thema Homeoffice umgeht?

Rufen Sie uns einfach an, wir nehmen uns gerne Zeit für Sie!


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